Datele sunt forța vitală a afacerilor moderne, deoarece fără ele totul s-ar opri. Cu toate acestea, problema actuală este de a găsi unde și cum să le stochezi. În trecut, informațiile erau colectate și stocate pe hârtie, adesea în dulapuri pentru documente undeva în spatele biroului. Lipsa unei soluții mai bune a făcut ca acest sistem să fie bun până când fluxul de date a devenit treptat necontrolabil și în creștere rapidă.
Multe companii pot accepta costurile de bază ale stocării ca un rău inevitabil. Dar, odată ce acestea sunt combinate cu costurile asociate pentru întreținere tehnică și securitate (de exemplu, prevenirea incendiilor), cheltuielile operaționale curând ies de sub control și încep să reducă profiturile. În cele din urmă, companiilor le este necesară o alternativă, așa cum este retro-digitizarea.
Ce implică procesul de retro-digitizare?
Procesul de scanare documente sau retro-digitizarea arhivei implică transformarea documentelor fizice (analogice) în format electronic, facilitând astfel accesul rapid la informațiile arhivate ale firmei, indiferent de locul în care te afli sau de dispozitivul utilizat.
Digitalizarea – soluția optimă pentru afaceri
Reducerea costurilor este unul dintre catalizatorii inovațiilor, iar dezvoltarea strategiilor de transformare digitală permite în cele din urmă companiilor să facă acest lucru fără a economisi la securitate. Până la un anumit punct, liderii de afaceri au realizat că pot transforma documentele în date digitale, asigurând astfel integritatea documentelor emise în format fizic și să reducă numărul de documente generate în viitor pe hârtie – prin implementarea de arhiva electronica.
Stocarea fizică a datelor pe hârtie
Aceasta este incredibil de ineficientă pentru o afacere modernă care funcționează într-un mediu digital competitiv. Ineficiența costă bani, astfel că au fost create soluții digitale care ajută la simplificarea proceselor de afaceri și la creșterea productivității.
În acest sens, documentele pe hârtie pot fi scanate și încărcate pe o platformă digitală, care acționează ca un fișet virtual, urmând ca varianta analogică să fie arhivată într-un mediu corespunzător, respectând reglementările legale. Este important, însă, ca această transpunere din format fizic în cel digital să fie efectuată cu ajutorul profesioniștilor autorizați în domeniul arhivării, pentru a putea garanta siguranța datelor și respectarea legii.
Așadar, apelarea la specialiștii în servicii de arhivare poate ajuta afacerile să asigure integritatea documentelor, respectând, în același timp, și reglementările impuse de lege conform Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996.